A Tecnologia e o RH no Home Office

O home office, adotado às pressas por empresas do mundo todo na tentativa de proteger seus colaboradores e evitar a propagação do novo coronavírus, promete continuar fazendo parte da vida dos trabalhadores mesmo após o fim da pandemia.

Pelo menos é isso que eles querem. De acordo com uma recente pesquisa realizada pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA-USP) e pela Fundação Instituto de Administração (FIA), divulgada pela CNN Brasil, 78% dos entrevistados têm a intenção de continuar trabalhando de casa, mesmo no pós-covid.

A manutenção do home office pode contribuir para o bom desempenho das organizações, já que 81% dos profissionais afirmam que a produtividade é igual ou superior da que tinham trabalhando presencialmente.

No entanto, há uma forte preocupação com o excesso de trabalho, visto que 45% afirmam que estão trabalhando mais do que 45 horas semanais (a legislação estabelece um limite de 44 horas semanais, salvo exceções).

A falta de equilíbrio entre vida pessoal e profissional e a sensação constante de estresse podem favorecer o desenvolvimento do Burnout, conhecido também como a síndrome do esgotamento, extremamente prejudicial para a saúde física e mental dos pacientes.

Uma forma de evitar ou minimizar essa situação é com a definição de limite de jornada, e o respeito de tal limite por parte de toda a organização. Nesse cenário, o RH é um perfeito aliado para ajudar colaboradores a encontrar equilíbrio, organizar a rotina e lidar bem com esse modelo de trabalho.

Continue a leitura deste texto e saiba como o RH – e as tecnologias – são fundamentais para o bom andamento do home office. Mas, antes, conheça os principais desafios enfrentados pelas empresas durante este período de implantação e adaptação desse regime.

Desafios que vieram com o Home Office

500 profissionais de recursos humanos disseram ao canal RH pra Você, em uma pesquisa no Instagram, que os principais desafios que o home office trouxe foram:

Engajamento e motivação dos colaboradores:

Muitos profissionais sentiram medo de perder o emprego, devido à crise provocada pela pandemia. Isso teve um impacto direto na produtividade e no engajamento dos mesmos. Além disso, a sensação de isolamento e o próprio contexto em que estamos vivendo também contribuíram para a baixa na motivação.

Infraestrutura inapropriada:

Algumas empresas ofereceram equipamentos de trabalho para que seus colaboradores pudessem desempenhar suas atividades de casa. Porém, ainda assim, problemas com internet e telefonia foram grandes desafios para a implantação do home office, além, é claro, dos ruídos externos, muitos típicos de regiões residenciais, como os carros de som, vizinhos, obras, etc.

Comunicação interna:

A necessidade de construir uma comunicação baseada em e-mails e videochamadas fez com que surgissem dificuldades tanto no entendimento quanto no alcance das mensagens, já que nem todos os colaboradores têm acesso a esses canais de comunicação.

Controle de jornada:

O controle do ponto é um desafio recorrente para os profissionais de RH, e se intensificou ainda mais com a pandemia, especialmente para aquelas empresas que ainda realizam a marcação manual. O RH teve dificuldade para acompanhar o cumprimento da jornada e para garantir as respectivas exigências legais.

Gestão de pessoas à distância:

Muitos líderes consideraram um grande desafio a gestão remota das suas equipes, tendo dificuldades, inclusive, de se mostrarem próximos aos colaboradores.

Como o RH é responsável por gerir o ativo mais importante de uma organização – as pessoas – ele é fundamental para auxiliar colaboradores e gestores a se adaptarem ao home office e conquistarem bons resultados, sem abrir mão do bem-estar. Vejamos, a seguir, qual é o papel do RH no home office.

O papel do RH no Home Office

O RH estratégico é um verdadeiro parceiro da alta liderança, pois contribui efetivamente para o desempenho da empresa em curto e longo prazo.

Ele é responsável pelo alinhamento entre pessoas, negócio e objetivos. Tal alinhamento se faz ainda mais necessário em tempos de home office, pois o distanciamento físico pode contribuir para a falta de entendimento ou de conexão entre os colaboradores.

Nesse sentido, o RH tem um papel fundamental e sua missão pode ser facilitada se forem consideradas algumas ações que, de maneira especial, ajudam a enfrentar os principais desafios levantados até aqui.

Ações para evitar o excesso de trabalho e prevenir o burnout

Aqui, a principal medida que o RH pode adotar é fazer do bem-estar uma prioridade e difundir esse modo de pensar pela organização.

Assim, é fundamental que sejam estabelecidos limites de horário a todos os trabalhadores e que esses limites sejam respeitados tanto por colegas quanto por gestores.

O RH também pode recomendar a adoção de pausas intencionais ao longo da jornada, além da prática de exercícios físicos, da preferência por uma alimentação saudável e da necessidade de se ter um tempo livre, para recarregar as energias.

Ações para aumentar a motivação e o engajamento dos colaboradores

Para aumentar a motivação e o engajamento dos colaboradores, o RH pode apostar no monitoramento do clima organizacional, além de dar espaço para que eles possam falar sobre o que estão pensando e sentindo, sobre como estão percebendo e lidando com o trabalho remoto. Assim, o RH pode direcionar muito melhor as suas ações.

Também são recomendadas iniciativas como café, lanche e happy hour virtuais, para que a equipe não perca o vínculo pessoal e tenha oportunidade de conversar sobre assuntos não relacionados ao trabalho.

Os cafés, inclusive, podem ser extremamente simples, sem nenhum tipo de preparação formal e de curta duração – como se realmente fosse a pausa para o cafezinho na empresa.

Ações para melhorar a infraestrutura

Uma alternativa para ajudar a melhorar a infraestrutura necessária para que o colaborador exerça suas atividades remotamente é por meio de uma ajuda de custo fornecida pela empresa.

Assim, ele tem mais condições de investir em melhorias relacionadas à internet e, até mesmo, questões de ergonometria e isolamento acústico, se for o caso.

O ideal é que a empresa também forneça acesso remoto às informações das quais o profissional precisa, por meio de bancos de dados em nuvem, por exemplo.

Ações para melhorar a comunicação interna

Para solucionar os problemas relacionados à comunicação interna, muitas empresas adotaram ferramentas como a rede social corporativa, que permite a centralização de informações e o alcance a todos os colaboradores, além, é claro, de contribuir para a integração dos mesmos.

Ações para facilitar o controle de jornada

A melhor forma de solucionar o desafio do controle de jornada é com a adesão a ferramentas de marcação de ponto online, que, além de proporcionar uma ótima experiência ao colaborador, que pode marcar o ponto de onde estiver, ainda facilita o trabalho dos gestores e profissionais de RH, que podem acompanhar as marcações.

Ações para aprimorar a gestão de pessoas à distância

Durante o home office, uma das principais formas do líder se mostrar presente e manter o alinhamento entre a equipe é com a realização de reuniões periódicas.

Mas, para essas reuniões realmente terem o efeito desejado, é preciso que algumas questões sejam levadas em conta, como:

• O líder realmente deve estar presente, e pedir para que todos os participantes também estejam;
• A reunião pode começar com um checkin, em que cada um fala um pouco sobre si mesmo, sobre como está se sentindo;
• O líder deve estimular a participação de colaboradores mais introvertidos, perguntando diretamente a eles qual a opinião que têm sobre o assunto discutido;
• É fundamental que sejam feitos alguns combinados sobre o trabalho, como: quanto tempo alguém tem para dar um retorno, respeitando horários de folga; quais são as expectativas e as prioridades a serem cumpridas; qual é a melhor forma de compartilhar informações; e qual é a visão geral da equipe e da empresa, por exemplo.

Como a tecnologia pode facilitar o Home Office

A tecnologia está presente em muitas das ações acima, como a marcação de ponto online e rede social corporativa, por exemplo.

Mas, além dessas, existem outras várias ferramentas tecnológicas que podem auxiliar no home office, como:

• WeTransfer: Uma forma simples de enviar grandes arquivos de uma pessoa para outra.

• Trello: Uma das ferramentas mais conhecidas para a gestão de tarefas, que ajuda a equipe a trabalhar de forma mais colaborativa e produtiva.

• Google Suite: Serviços do Google que podem ser personalizados, como e-mail e agenda, ou editados e compartilhados em tempo real, como arquivos de texto, tabelas e apresentações de slide.

• Google Hangouts Meet: Esse programa permite a realização de videoconferências sem a necessidade de instalação de nenhum tipo de aplicativo, sendo permitido o acesso com apenas um link.

• Skype: o Skype já era muito conhecido e se popularizou ainda mais na pandemia. Com a ferramenta, é possível fazer videochamadas sem limite de duração, além de compartilhar telas e gravar as reuniões.

Esperamos que com essas ações e com a ajuda da tecnologia, o seu RH consiga turbinar o home office da sua empresa e alavancar o bem-estar e a performance dos colaboradores!