BPO de folha de pagamento: saiba o que é e como funciona

O BPO da folha de pagamento é uma forma de deixar as demandas do RH relacionadas ao pagamento mensal dos funcionários muito mais ágeis.

Só quem trabalha diretamente com esse setor consegue entender como apurar as informações e elaborar a folha de pagamento pode ser exaustivo.

Além de demandar tempo, quanto maior for a empresa maiores serão os gastos para manter funcionários especializados para cumprir essa função.

A melhor solução é contratar uma empresa especializada em BPO de folha de pagamento para que você possa economizar muito mais e ainda otimizar as tarefas.

Afinal, com a Transformação Digital se apresentando praticamente como mandatória a todas as empresas, não faz mais sentido perder tanto tempo (e talento) com tarefas que podem ser facilmente automatizadas – e terceirizadas!

BPO da folha de pagamento: como funciona

BPO (Business Process Outsourcing) é a Terceirização de Processos de Negócios. Quando uma empresa contrata um serviço de BPO, toda a responsabilidade sobre a execução daquele processo passa a ser da empresa contratada.

Entenda no infográfico abaixo como funciona o BPO e suas vantagens:

Com o BPO da folha de pagamento acontece exatamente o mesmo.

Todos os cálculos e toda a burocracia relacionada à elaboração e processamento da folha de pagamento, que é uma das atividades mais complexas do setor de RH, passam a ser executados pela empresa provedora de BPO, que coloca seu time de especialistas e sua alta tecnologia a favor da empresa cliente, garantindo um processamento de folha muito mais assertivo e ágil.

Dessa forma, a empresa contratante consegue obter mais tempo e aproveitar melhor seus colaboradores.

Assim, eles poderão desenvolver atividades estratégicas que contribuam para o crescimento da empresa.

A contratação de uma empresa BPO especializada em folha de pagamento é simples, no entanto, é preciso escolher de forma cautelosa, para que você não corra riscos.

Além disso, é preciso deixar bem claro no contrato o nível de serviço que será considerado aceitável e quais serão as responsabilidades de ambas as partes, tanto contratante quanto contratada.

Veja abaixo algumas questões que podem ficar totalmente sob a responsabilidade do BPO de folha de pagamento:

• Administração e elaboração da folha de pagamento;
• Gestão dos benefícios com inputs para a folha;
• Cálculos de salários, benefícios, acertos trabalhistas, adiantamentos, admissões, férias, 13º, etc.;
• Gerenciamento dos impostos devidos e pagamento das contribuições;
• Emissão de relatórios mensais sobre folha de pagamentos, férias, admitidos e demitidos, etc.;
• Envios ao eSocial pertinentes à folha de pagamento e conformidade legal;
• Sugestões de melhorias por meio do uso das mais novas ferramentas tecnológicas, visando a melhoria do setor de uma forma geral.

Quais as vantagens do Business Process Outsourcing de folha de pagamento

O BPO está se tornando cada vez mais popular e um dos maiores indicativos do quanto é benéfico para as empresas é o fato de que, uma vez terceirizado, dificilmente o processo voltará a ser assumido internamente.

Isso porque acaba se tornando economicamente inviável para a organização investir em tecnologias, pessoal e demais recursos necessários para equiparar a execução interna àquela prestada pela empresa contratada.

É importante ressaltar que uma empresa de BPO de folha de pagamento tem como core business justamente o processamento da folha de pagamento. Por isso, o nível do serviço prestado é muito superior ao que seria executado interiormente.

E assim, a empresa contratante tem mais disponibilidade e energia para focar no seu próprio core business.

Além dessas, confira outras vantagens do BPO de folha de pagamento:

Redução de custos

A primeira vantagem de optar por essa forma de cuidar da folha de pagamento é a redução considerável dos custos.

A organização não precisa mais despender seus recursos com a contração e capacitação de colaboradores, salários e encargos trabalhistas, infraestrutura e tecnologia necessária para a execução do processo. Dessa forma, os recursos podem ser usados para fins mais estratégicos!

Além disso, atrasos e erros na folha de pagamento são constantes fontes de problemas trabalhistas e multas, que geram despesas inesperadas – e muitas vezes onerosas – para a organização. Assim, contar com um provedor de BPO reduz a praticamente zero esses riscos, pois o processamento da folha de pagamento é feito com muito mais precisão e agilidade.

Redução dos erros

Conforme mencionado acima, como os profissionais da empresa provedora de BPO são especialistas no processamento de folha de pagamento, e ainda contam com processos automatizados e tecnologia de ponta, os erros e a necessidade de retrabalho caem a praticamente zero.

Rapidez na execução dos serviços

A elaboração da folha de pagamento, bem como a apuração dos dados, precisa ser feita mensalmente.

Sem a ajuda de recursos tecnológicos, a execução do serviço pode ser muito mais cansativa e demorada.

Com toda a expertise da empresa contratada, o processamento da folha de pagamento é feito de maneira muito mais rápida do que seria se fosse realizado internamente.

Aumento da produtividade e do viés estratégico do setor de RH

O setor de RH é normalmente sobrecarregado com várias rotinas, dentre as quais uma das mais complexas, burocráticas e demoradas é justamente o processamento da folha de pagamento.

Ao “desafogar” o time de RH terceirizando a folha para uma empresa especializada, os profissionais conseguem liberar suas agendas para focar no trabalho estratégico e contribuir efetivamente para o crescimento da organização.

Proteção de dados

A LGPD vale inclusive para os dados dos colaboradores. Ao contratar um serviço de BPO, a empresa tem a garantia de que as informações referentes à folha de pagamento permanecerão protegidas, sendo seu acesso permitido apenas para pessoas autorizadas.

E muito mais!
Esses são apenas alguns exemplos das vantagens que o BPO de folha de pagamento oferece. Aprofunde-se nessa questão lendo o texto 6 Vantagens da Terceirização da Folha de Pagamento.

Como faço para implementar a terceirização da Folha de pagamento na minha empresa?

O primeiro passo é analisar a situação atual da sua empresa. Veja como está o setor de RH, verifique quais são as dificuldades e quanto tempo tem sido gasto na execução do fechamento da folha.

Após obter os resultados, contrate uma empresa de BPO de folha de pagamento e apresente as informações que foram levantadas.

Ela irá entender a realidade da empresa e será capaz de propor as melhores soluções para transformar a rotina, otimizando todos os processos necessários.

Qual o custo da terceirização da folha de pagamento?

Essa é uma pergunta muito frequente quando as empresas pensam em implementar o BPO de folha de pagamento.

No entanto, esse custo é muito variável, pois depende, entre outras coisas, da quantidade de colaboradores da organização.

O importante é que todo investimento é compensado por meio da redução de custos, erros e retrabalhos, além da otimização do tempo, rapidez e eficiência com que o processo é executado.

O que devo fazer na hora de escolher a empresa para terceirizar a minha folha de pagamento?

Escolha uma empresa comprometida com a qualidade dos serviços e que possa oferecer o melhor em soluções tecnológicas para o seu negócio.

Para tomar a decisão, é preciso levar em conta alguns fatores, como:

• Suporte: É preciso entender como funciona o suporte prestado pela empresa e se ela tem condições de manter o nível de contato que você deseja.

• Postura colaborativa: O relacionamento deve ser pautado pela colaboração, respeito mútuo e objetivos comuns de ambas as empresas.

• Recursos tecnológicos: A provedora de BPO deve acompanhar as tendências relacionadas a sua área de atuação e buscar atualizações frequentes.

• Profissionais altamente capacitados: Devem ser verdadeiros especialistas na área de atuação, com grande capacidade analítica e constante atualização.

• Flexibilidade: É preciso verificar a capacidade que a empresa tem de aumentar ou mesmo reduzir a demanda, se necessário, pensando também no longo prazo.

Tenha tempo para o que realmente importa com o BPO de folha de pagamento

Pare de perder tanto tempo com o processamento da folha de pagamento e tenha disponibilidade para analisar e criar estratégias que ajudarão o seu negócio a crescer cada vez mais!
Para isso, coloque sua folha de pagamento nas mãos de especialistas, como a SellUp!

A SellUp é a melhor opção quando você precisa de uma empresa de BPO de folha de pagamento, pois entrega serviços com eficiência e rapidez.

Todas as nossas soluções são voltadas para aumentar a produtividade das empresas que nos contratam, ao mesmo tempo em que retiramos a burocracia da folha de pagamento do RH, que, por sua vez, consegue se concentrar no trabalho estratégico.

Entre em contato conosco agora mesmo e descubra como podemos te ajudar:

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