Como realizar um diagnóstico organizacional?

Assim como um diagnóstico médico nos ajuda a entender como está nossa saúde e o que podemos fazer para melhorá-la, o diagnóstico organizacional revela como está a saúde empresarial, evidenciando problemas e oportunidades de setores estratégicos e da organização como um todo.

Entenda exatamente o que é um diagnóstico organizacional, qual a importância dele para as empresas e saiba como realizá-lo, continuando a leitura deste texto que preparamos para você!

O que é diagnóstico organizacional

O diagnóstico organizacional é uma importante ferramenta de gestão que consiste na coleta de informações claras e assertivas para, a partir delas, construir uma visão precisa sobre a “saúde” da empresa de uma forma geral.

Dessa forma, são feitas análises sobre cada setor e sua forma de atuação, procurando identificar possíveis gargalos e gaps de produtividade.

Procura-se, também, encontrar fatores que estão impactando de forma negativa o fluxo de trabalho da empresa, além, é claro, do levantamento de problemas que já estejam ocorrendo ou que possam surgir e/ou tomar proporções maiores em curto, médio e longo prazo.

Mas não são só aspectos negativos, não! O diagnóstico organizacional também traz luz sobre as potencialidades do negócio e oportunidades que podem estar sendo subaproveitadas ou, até mesmo, passando despercebidas.

Assim, com todas essas informações em mãos, a gestão tem condições de fazer planos de ação muito mais efetivos e que realmente contribuam para o sucesso do negócio!

Qual a importância do diagnóstico organizacional?

Um dos principais motivos que fazem o diagnóstico organizacional ser tão importante é o fato de que ele realmente sinaliza a saúde da empresa – exatamente como acontece nos exames médicos, em que muitos aspectos identificados não poderiam ser detectados a olho nu ou apenas com a descrição dos sintomas.

Ou seja, o diagnóstico organizacional é como se fosse a prescrição do tratamento que a empresa precisa seguir, após a realização e análise de diversos exames.

Com ele, é possível conhecer a maturidade da empresa e trabalhar para tornar os processos mais estruturados e otimizados.

É possível, também, conhecer gargalos, problemas, fraquezas e limitações e agir sobre eles rapidamente, quem sabe até mesmo antes de acontecerem de fato ou de tomarem maiores proporções.

Além disso, o diagnóstico organizacional reflete o momento atual da empresa, fazendo com que a gestão conheça detalhadamente a situação em que o negócio se encontra e, com base nisso, defina de forma mais certeira quais serão as estratégias necessárias para atingir os resultados almejados.

O diagnóstico permite, ainda, um trabalho mais enfático de fortalecimento da cultura organizacional, avaliando o quanto a missão, a visão e os valores da empresa permeiam as ações do dia a dia, e como esses itens podem ser trabalhados para se tornarem ainda mais sólidos.

Como fazer um diagnóstico organizacional

Para realizar um bom diagnóstico organizacional, é preciso se atentar a algumas etapas essenciais. São elas:

1. Definição das perguntas

As respostas às perguntas serão fundamentais para formar o raio X da empresa, por isso é de extrema importância que sejam feitas as perguntas certas, aquelas que exigem reflexão profunda e pensamento crítico.

Nessa etapa é importante também fazer um questionamento sobre quais áreas do negócio vão ser incluídas no diagnóstico.

Geralmente, os esforços se concentram mais em vendas, gestão financeira, atendimento ao cliente, marketing, RH, produção/operação, além de considerações gerais sobre as estratégias de negócio.

Alguns exemplos de boas perguntas que você pode inserir em seu diagnóstico organizacional são:

• A empresa está atingindo os resultados esperados?
• Quais são as potencialidades e quais são as fraquezas da empresa?
• Como desenvolver ainda mais as potencialidades?
• Como corrigir as fraquezas?
• Existe alguma necessidade de mudança imediata? Qual?
• A empresa está atenta às movimentações do mercado?
• Os colaboradores têm pleno conhecimento sobre o que se espera deles?
• Qual é a nossa proposta de valor? Isso está claro para todos?

2. Coleta de informações

Nessa fase é importante levantar o máximo possível de informações. Para que o diagnóstico organizacional abranja a empresa como um todo, e para que as ações consequentes sejam realmente benéficas, é preciso envolver colaboradores de todos os níveis hierárquicos.

Uma boa prática é enviar questionários online, de forma a obter uma visão mais ampla, mas sem desconsiderar a realização de entrevistas pessoais com pelo menos uma amostra de colaboradores, a fim de obter um entendimento mais profundo sobre o contexto da empresa.

A coleta de informações, no entanto, não para por aí. Também devem ser analisados processos, documentos, relatórios, indicadores, e tudo que de alguma forma afetar a dinâmica ou os resultados da empresa.

3. Análise dos dados coletados

A análise dos dados coletados é fundamental para o diagnóstico organizacional. Fazendo uma analogia com a medicina, não analisar os dados seria como se o médico pedisse vários exames, mas nem olhasse para os resultados – ou seja, seria um procedimento inútil.

Nesse sentido, todas as informações coletadas na etapa anterior devem ser cuidadosamente organizadas e analisadas.

Para isso, é possível contar com a ajuda de software gestão ou mesmo de planilhas, tabelas e gráficos. O que importa é que todos os dados sejam compilados, comparados, cruzados e verificados.

4. Identificação de problemas e oportunidades

Com base na análise dos dados coletados, chega o momento de identificar os problemas que estão impedindo ou retardando o crescimento da empresa, bem como as oportunidades que podem ser melhor aproveitadas.

Para isso, pode-se utilizar ferramentas de gestão bastante conhecidas, como Análise SWOT, Design Thinking, ou o diagrama de Ishikawa, visando encontrar também quais são as causas dos problemas levantados.

Após a identificação, é preciso estipular a prioridade tanto dos problemas quanto das oportunidades, para definir o que será atacado de imediato pelos planos de ação, e o que será trabalhado em um segundo momento.

5. Elaboração de estratégias e plano de ação

Dando continuidade à nossa analogia com a medicina, depois que um médico pede os exames e analisa os resultados, ele prescreve um tratamento, orientando o paciente sobre o que tomar, quando, por quanto tempo, e os objetivos esperados, não é mesmo?

É basicamente a mesma coisa com o diagnóstico organizacional! Após identificar o que a empresa tem, ou seja, quais são seus problemas e oportunidades, é hora de planejar o “tratamento”, que, nesse caso, são as estratégias e ações necessárias para que os objetivos sejam alcançados.

Aqui é importante fazer um plano de ação detalhado para cada problema e oportunidade levantados na etapa anterior, respeitando a prioridade estipulada. Lembre-se de definir prazos e responsáveis, bem como indicadores para acompanhar a evolução das ações.

Agora é hora de colocar em prática!

O diagnóstico organizacional é um poderoso aliado para a construção do planejamento estratégico e para tomadas de decisão efetivas. Ele ajuda tanto a solucionar quanto a prevenir problemas, além, é claro, de contribuir para a potencialização dos pontos fortes.

Agora que você já sabe o que é, qual é a importância e como realizar um diagnóstico organizacional, coloque em prática na sua empresa, ajuste suas estratégias e prepare-se para colher ótimos resultados!