Como estruturar uma boa comunicação interna?

Quando falamos em comunicação interna, referimo-nos, de modo geral, à forma com as interações acontecem dentro da empresa e à gestão dessas interações.

Quando a comunicação interna é bem estruturada, ela pode se tornar uma importante vantagem competitiva. Isso porque uma boa comunicação sugere um bom alinhamento, um alto nível de comprometimento, além, é claro, de mais satisfação e envolvimento.

No entanto, para que isso realmente aconteça, a comunicação interna deve ser gerenciada de forma eficaz e estratégica. Continue a leitura deste conteúdo e saiba como estruturar uma boa comunicação interna.

Como estruturar uma boa comunicação interna de cima para baixo e de baixo para cima

A comunicação dentro de uma empresa pode se dar de cima para baixo e/ou de baixo para cima.

A comunicação de cima para baixo é bastante comum nas organizações. Ocorre na forma de comunicados, memorandos, políticas, notícias ou informativos divulgados pelo setor de RH. Além disso, está associada a uma abordagem mais formal.

A comunicação de baixo para cima é típica das empresas que oferecem aos colaboradores canais e ferramentas para expressar sua opinião, dar conselhos, sugestões, comentários e críticas. Essa abordagem vê os funcionários como fontes valiosas de informações e os incentiva a contribuir para a melhoria de produtos, serviços ou processos.

Ambos os modos de comunicação são muito importantes. Hoje, as empresas estão cada vez mais orientadas para a integração da comunicação ascendente. Isso porque ela permite valorizar o ponto de vista dos funcionários e envolvê-los mais. 

As chances de um profissional se sentir mais motivado aumentam quando ele é incentivado a participar ativamente do desenvolvimento da empresa.

Conhecer os colaboradores para aperfeiçoar a comunicação interna

Estruturar uma boa comunicação interna envolve conhecer seus próprios funcionários. Para se comunicar adequadamente com seus colaboradores, a empresa deve, antes de tudo, conhecer suas necessidades. 

Uma das maneiras mais simples de fazer isso é dividir os funcionários da sua empresa em grupos de pessoas, levando em consideração suas peculiaridades, para identificar a melhor forma de comunicação, de acordo com as necessidades de cada grupo.

No passado, as comunicações eram feitas principalmente por meio de comunicados e reuniões.

Hoje, as empresas possuem várias ferramentas por meio das quais podem compartilhar informações com os colaboradores.

Antes mesmo de escolher a forma de comunicação, é importante identificar quais são as necessidades dos diferentes grupos de trabalhadores. Normalmente, uma empresa consiste em pelo menos três grupos:

1. Nível operacional

O nível operacional é geralmente composto por operadores de linha de frente, que costumam ter mais contato com os clientes.

Principalmente porque podem afetar e influenciar diretamente a percepção do cliente sobre a empresa, é fundamental que esses colaboradores estejam felizes e satisfeitos.

Para isso, é preciso buscar boas estratégias para estruturar uma boa comunicação interna, mas nem sempre é uma tarefa fácil.

Muitas vezes, esses profissionais podem se encontram dispersos geograficamente, dificultando a comunicação direta. Justamente por isso, é ainda mais importante adotar uma boa estratégia de comunicação corporativa para que esses trabalhadores possam obter informações precisas e corretas.

2. Nível tático

O nível tático é representado pelos gerentes de nível médio, que transmitem informações da alta administração para os gerentes da linha de frente (quando presentes na empresa). 

Eles são responsáveis por explicar a lógica das regras e políticas e torná-las concretas e específicas o suficiente para serem interpretadas pelos funcionários. Portanto, eles geralmente lidam com relacionamentos entre pares e se comunicam horizontalmente com outros gerentes de nível médio.

3. Nível estratégico

O nível estratégico é composto pela alta administração, localizada no topo do organograma da empresa.

Internamente, os gerentes desse nível devem ser modelos e motivar os funcionários. A alta administração dá o tom para a comunicação interna, ajuda a estabelecer a filosofia de comunicação da organização e aloca recursos.

Outras maneiras de conhecer e segmentar seus colaboradores

Existem outras maneiras de conhecer seus colaboradores e, consequentemente, estruturar uma boa comunicação interna.

Os funcionários podem ser segmentados com base em variáveis comportamentais. Isso inclui hábitos individuais de consumo de mídia em geral, nível de envolvimento com a empresa ou comportamentos dentro da organização.

Como sabemos, nem todos os colaboradores estão igualmente envolvidos e dedicados à empresa. Haverá funcionários mais atentos que pesquisarão pessoalmente informações sobre a empresa, agindo com proatividade nessa questão.

Eles são aqueles funcionários que estão verdadeiramente interessados pela empresa e engajados com seus objetivos, iniciativas, etc., podendo se enquadrar na segmentação de “público ativo”.

Mas, também haverá aqueles que só se tornarão ativos após o recebimento das informações, ou aqueles que permanecerão passivos ou céticos sobre a contribuição que podem dar.

Para cada um desses segmentos, é preciso escolher a abordagem mais apropriada a ser utilizada, de forma a conseguir os melhores resultados com a comunicação.

Canais de comunicação interna

Uma vez que foi possível segmentar os colaboradores, buscando entender como estruturar uma boa comunicação interna, podemos passar aos canais de comunicação disponíveis para uma empresa. 

É importante que as empresas conheçam a dinâmica de cada meio de comunicação. O canal escolhido pode afetar o tom, a formalidade e a clareza da mensagem.

Antes de analisar os diferentes canais, uma distinção significativa deve ser feita. Existem canais de comunicação interna formais e informais. 

Normalmente, os canais informais são aqueles geridos exclusivamente pela empresa que controla os conteúdos.

Já nos canais informais, os colaboradores podem contribuir no processo de geração e divulgação das informações. Então, vamos revisar os meios de comunicação mais comuns utilizado pelas empresas:

1. Publicações impressas

Esse é certamente o método que há mais tempo vigora na comunicação interna das empresas.

As publicações impressas têm a vantagem de garantir o controle total das informações por parte da organização. Mas não devemos esquecer os contras.

Hoje em dia, destacam-se instituições que têm a capacidade de oferecer soluções amigas do ambiente. Imprimir vários comunicados em papel, por exemplo, pode ser uma atitude mal vista, especialmente pelos colaboradores mais atentos à proteção do meio ambiente.

Além disso, é um meio de comunicação unilateral. Com as publicações impressas, os colaboradores não têm a oportunidade de expressar sua opinião ou fazer comentários, como teriam se fosse em outro canal de comunicação.

Dica: sempre tenha em mente seu objetivo com a comunicação. Isso contribuirá para a produção de documentos que serão facilmente utilizados e compreendidos pelos colaboradores.

2. Comunicação presencial

A comunicação presencial é, provavelmente, um dos meios de comunicação interna mais eficazes e mais utilizados no caso de comunicações importantes. Isso porque permite que você capte alguns detalhes como tom de voz, linguagem corporal e outras expressões emocionais.

Outro aspecto importante é a interatividade possibilitada pela comunicação face a face. Em uma reunião, geralmente você pode fazer perguntas diretas que são respondidas imediatamente.

Você pode fazer comentários e criar um diálogo real. Justamente por isso é o meio de comunicação interna mais utilizado quando é necessário fazer comunicações complexas que podem gerar dúvidas ou mal-entendidos.

3. Ferramentas eletrônicas

Materiais de áudio ou vídeo, como guias ou apresentações da empresa podem ser usados para educar os colaboradores sobre a cultura organizacional.

O e-mail é considerado um dos meios preferidos pelos funcionários para receber informações da empresa, podendo atingir um grande público de forma simultânea e fácil.

No entanto, vale lembrar que é um meio de comunicação pouco pessoal. Expressões faciais e linguagem corporal estarão ausentes aqui. Por esse motivo, o e-mail pode não ser ideal para comunicar informações com uma carga emocional importante.

4. Mídias sociais

A mídia social mudou a dinâmica da comunicação interna. Os colaboradores podem criar fluxos de conversa que vão além das hierarquias e distâncias geográficas entre colegas.

A mídia social é uma ótima ferramenta para promover a comunicação de baixo para cima e horizontal. Além disso, a interatividade das mídias sociais permite desenvolver relacionamentos e expressar opiniões de forma natural.

A mídia social permite, ainda, que os altos executivos da empresa sejam vistos como pessoas reais, o que pode propiciar e fortalecer a construção de uma conexão humana.

5. Rede social interna

É um canal de comunicação um pouco mais formal do que as mídias sociais, mas tem basicamente o mesmo sentido, porém de uma forma mais personalizada.

É especialmente usado para fins estratégicos, como o fortalecimento dos valores, políticas e cultura corporativa.

Além disso, as empresas que possuem redes internas em que todos os funcionários podem participar são geralmente vistas como mais transparentes.

Quando a rede social interna é bem aproveitada, ela pode desempenhar um papel crucial no sucesso da comunicação interna da organização.

Selecione o canal correto para a comunicação interna

Não é preciso optar por apenas um canal de comunicação que seja adequado para todas as situações e mensagens. Para atingir os objetivos de comunicação interna, as empresas devem ter em mente vários aspectos, incluindo:

• Necessidades de quem recebe as informações: para planejar uma comunicação bem-sucedida, as necessidades de quem vai receber as informações não podem ser ignoradas;
• Recursos disponíveis;
• Urgência de comunicação.

Além disso, precisamos considerar quais canais funcionam melhor para comunicar mensagens mais formais, quais são mais indicados para conversas mais complexas, e assim por diante.

Precisamos, também, entender que diferentes canais requerem diferentes habilidades: escrever e-mails, por exemplo, requer brevidade e clareza. Realizar reuniões requer boas habilidades retóricas.

Acima de tudo, você deve sempre deixar claro quem são os destinatários da comunicação. Os canais de comunicação interna devem ser gerenciados de forma compatível com as características dos grupos de colaboradores.

O e-mail é uma ferramenta que permite reduzir distâncias e até fusos horários. A mídia social, por outro lado, pode garantir uma comunicação eficaz com funcionários mais jovens e com experiência digital. Tudo gira em torno das necessidades dos funcionários.

Para saber como estruturar uma boa comunicação interna e selecionar os canais mais adequados, é necessário um conhecimento profundo das várias ferramentas de comunicação, dos colaboradores e dos objetivos de comunicação.

Aproveite essas dicas e estruture uma ótima comunicação interna na sua empresa!

Como você pôde notar, existem diversas formas de estruturar uma comunicação interna, uma mais propensa para determinado momento do que outra.

Isso significa que não há uma melhor do que outra, mas sim um conjunto de escolhas que, com uma gestão adequada, vão fazer toda a diferença na sua empresa e ajudar você a construir uma ótima comunicação interna!