Importância da otimização do tempo no RH

O RH tem um papel vital para as organizações.

Vital porque, de certa forma, podemos considerar que ele é o coração de uma empresa, responsável por pulsar a vida que dá forma a ela.

Porém, é importante ressaltar que o RH só assume esse papel quando atua de forma estratégica.

Caso contrário, é provável que o RH se atrofie em meio a rotinas burocráticas e deixe de lado o que mais importa.

Qual a importância da otimização do tempo no RH?

Justamente para evitar que isso aconteça, é fundamental otimizar o tempo do RH.

Isso significa menos tempo atuando em rotinas operacionais e mais tempo se dedicado a atrair, reter, desenvolver, engajar e encantar talentos.

Ou seja, mais tempo pensando e planejando ações que contribuam de maneira efetiva para o aumento de performance e de resultados individuais e organizacionais.

Está absolutamente claro que, para conseguir atuar em todas essas frentes, o RH precisa otimizar o seu tempo. Mas, como?

Como otimizar o tempo no RH?

Para ajudar você nessa jornada de otimização do tempo no RH, listamos alguns passos que são fundamentais. Confira abaixo:

Mapeie os processos

O mapeamento dos processos é o primeiro passo para a otimização do tempo no RH. Isso porque, a partir dele, é possível ter uma visão sistêmica do fluxo do trabalho no setor, e assim, identificar gargalos.

A falta desse mapeamento pode ser um dos grandes escoadores de tempo no RH, porque pode favorecer os erros, os retrabalhos, a falta de fluidez das informações, entre outros aspectos prejudiciais para a produtividade do setor.

Defina objetivos

O que o RH quer atingir? Defina quais critérios serão determinantes para o sucesso do RH e estabeleça o que precisa ser feito para atingir esses objetivos.

Apenas isso já será suficiente para o setor perceber a quantidade de tempo que investe em atividades que não são estratégicas ou não causam grande impacto nos objetivos principais.

Por isso é importante que, além dos objetivos, também sejam definidas métricas que facilitem o acompanhamento do progresso e a readaptação de estratégias, se for o caso.

Sem essa definição pode ser mais fácil para o RH ceder à correria do dia a dia e deixar de lado o que é mais importante.

Descentralize a informação

Muito tempo é perdido quando todas as informações, a respeito de todos os colaboradores, estão sob o domínio do RH.

Isso porque, para qualquer informação que um profissional necessite, ele precisará acionar seu gestor, ou o RH diretamente.

No caso de acionar o gestor, o gestor também vai precisar acionar o RH.

Dessa forma, seja para repassar a informação ao colaborador ou ao gestor, o RH terá mais uma entre todas as outras demandas.

Esse processo é extremamente lento e improdutivo, sendo prejudicial para todas as partes envolvidas, pois todos perdem mais tempo do que deveriam.

Por esse motivo, o ideal é investir em formas de descentralizar a informação, fazendo com que tanto os colaboradores quanto os gestores tenham fácil acesso a informações referentes à assiduidade, performance, pagamento, e outros dados pertinentes.

Adote uma abordagem proativa (não reativa)

Como o RH costuma adotar uma postura de cuidado com as pessoas, é muito comum que o setor seja acionado com frequência, sempre que alguém estiver incomodado e/ou enxergar a oportunidade de mudar ou melhorar algo.

Porém, cada acionamento desses representa, de forma geral, uma nova demanda. Por isso, em vez de simplesmente aceitar cada nova solicitação, o RH deve procurar entender se aquele é realmente o caminho mais efetivo para a solução do problema ou para a melhoria em questão.

Com isso em mente, também é fácil imaginar os profissionais do RH correndo o dia inteiro para apagar incêndios. Nesse sentido, é muito importante que o setor desenvolva uma mentalidade de que isso deve ser uma exceção, não uma regra.

Por isso, é preciso identificar se o incêndio era mesmo um incêndio (ou apenas a percepção exagerada das pessoas afetadas pela situação), o que provocou esse extremo desconforto e como o RH pode agir no presente para evitar que situações similares voltem a acontecer no futuro.

Por fim, com a rotina agitada que nós sabemos que os profissionais de RH têm, pode parecer que o mais eficaz a se fazer é simplesmente… fazer!
No entanto, esse modo de agir pode ser um estopim para a perda de tempo. É fundamental que todas as atividades sejam previamente planejadas, para que as melhores formas de fazê-las já sejam identificadas antes mesmo do seu início, evitando erros, retrabalhos e, ainda, que mais de uma pessoa esteja fazendo a mesma coisa ao mesmo tempo.

Use a tecnologia a seu favor

É praticamente impossível pensar em otimização do tempo no RH, sem pensar em tecnologia.

Afinal, não há como cobrar produtividade de profissionais que dependem de planilhas e controles manuais para dar conta de todos os seus afazeres.

Além de todo o processo ser bem mais vagaroso, ele ainda fica totalmente suscetível a erros, sejam erros de digitação, de distração ou qualquer tipo de erro a que nós, humanos, estamos sujeitos.

É fácil pensar que, além do tempo extra necessário para a realização das atividades propriamente ditas, ainda será preciso de mais tempo para a correção das imperfeições que podem ocorrer.

Para evitar tudo isso, é fundamental contar com o apoio de ferramentas tecnológicas que automatizem, de forma especial, atividades operacionais e burocráticas.

Invista em terceirização

Um ponto importantíssimo a ser levado em consideração na busca de otimizar o tempo no RH é a terceirização.

Muitas atividades do RH são extremamente estratégicas para a organização e contribuem de forma efetiva para a melhoria de performance dos colaboradores, para o aumento de engajamento dos mesmos, bem como para a atração e retenção de talentos.

Outras atividades, por sua vez, apesar de serem importantes para o bom andamento da organização, não possuem o mesmo impacto nos resultados.

É o caso, por exemplo, do processamento da folha de pagamento. É uma das rotinas mais complexas e burocráticas da organização, que exige muito tempo do RH.

Para evitar problemas trabalhistas e para garantir a satisfação dos colaboradores, todo esse processo deve ser pontual e acertado.

Ou seja, é muito importante, mas não é estratégico.

Por isso, em vez de ocupar o tempo do seu time interno de RH, uma das melhores soluções é a terceirização.

A empresa deposita em um fornecedor a responsabilidade pelo processamento da folha de todos os colaboradores e fica livre para o trabalho estratégico.

O fornecedor, por sua vez, tem expertise nesse trabalho e é capaz de fazer uma entrega com muito mais velocidade e qualidade, atendendo a todos os requisitos da legislação.

Isso significa que, no final, todos saem ganhando com a terceirização.

Terceirização de RH é com a SellUp

Ao terceirizar o fechamento da folha com a SellUp, você terá as seguintes vantagens:

• Contará com um time altamente capacitado e especializado;
• Estará em conformidade com as frequentes alterações da legislação;
• Terá o atendimento aos envios do eSocial pertinentes à folha de pagamento;
• Acessará relatórios que facilitam a análise e tomada de decisão;
• Contará com tecnologia de ponta e atualizada conforme as alterações na legislação;
• Verá sua folha de pagamento ser processada com muito mais agilidade, eficiência e assertividade;
• Terá certeza que todos os seus dados serão tratados com extrema confiabilidade;
• E muito mais!!

Por isso, não perca mais tempo! Entre em contato agora mesmo com um dos nossos consultores e entenda como podemos ajudar a otimizar o tempo do seu RH!
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