Rotina da folha de pagamento

Toda organização, seja ela pequena ou multinacional, tem a necessidade de gerar a Folha de Pagamento de seus colaboradores.

Embutidas nesse processo estão as necessidades legais, como recolhimento de encargos e impostos, repasse de informações para o eSocial e também para a contabilidade da empresa a fim de registrar tais informações nos livros fiscais para a apuração de impostos adicionais e também o resultado da empresa.

Uma Folha de Pagamento tem vários processos

Seria o melhor dos mundos se não houvessem as exceções, quero dizer, que os colaboradores trabalhassem dentro do horário estipulado em contrato de trabalho, e que não precisassem se ausentar por questões de saúde ou motivos particulares.

Porém, isso é algo que está além do nosso alcance.

Existem também situações em que um cliente faz um pedido de última hora, havendo a necessidade de ficar até mais tarde por alguns dias para atender à produção…

E assim se seguem as situações mais diferenciadas e que impactam na jornada do colaborador.

Isso gera a necessidade de apurar as horas extras e adicionais noturnos (quando trabalham depois das 22h) ou quando a jornada é menor que a prevista, gerando faltas e atrasos ou gerenciamento do banco de horas (quando há).

Leia também: Principais Descontos da Folha de Pagamento

Rotinas

Diariamente ou semanalmente é preciso apurar o ponto de todos os colaboradores, com situações como:

• Horas Extras
• Adicional Noturno
• Faltas
• Atrasos
• Banco de Horas
• Declarações e Atestados Médicos
• Licenças médicas ou afastamentos por doença (ou mesmo por acidente de trabalho)
• Férias
• Entre outros

Existem também as situações como alterações de cargos e/ou salários, de centros de custo, ou de local de trabalho, seja por promoções, mérito, ou apenas por enquadramento. Há também as admissões e desligamentos que ocorrerão no decorrer do mês.

Por mais que a reforma trabalhista tenha alterado as obrigações sindicais, ainda existem colaboradores que fazem questão de realizar tais contribuições, como possíveis recolhimentos de contribuições sindicais.

Há ainda as exigências que continuam valendo, como pagamento de indenizações que antecedem o mês da convenção ou outras cláusulas que determinam tais pagamentos.

Outro processo que deve ser feito é o adiantamento salarial que muitas empresas têm.

Seja por força de convenção coletiva ou mesmo por liberalidade da empresa, deve ser feito o cálculo com o percentual estipulado e se deverá ser proporcional conforme os dias efetivamente trabalhados no mês ou mesmo não pagos, dependendo da política da empresa, e não gera valores negativos na folha quando for realizado o seu desconto.

Prazos para pagamentos

Deverá também ser verificado o prazo para pagamento/apuração dos valores dos benefícios, como:

• Vale-Transporte
• Vale-Alimentação
• Vale-Refeição
• Cesta Básica
• Ajuda de Custo
• Seguro de Vida
• Previdência Privada
• Plano de saúde
• Vale-Farmácia
• Vale-compras
• Entre outros

Depois de realizada essa apuração, os valores são pagos, seja por meio de carga de cartões ou de recebimento de planilha dos gastos realizados no plano de saúde ou na farmácia, e tudo é lançado / importado nos valores a serem considerados na Folha de Pagamento.

Ao realizar os lançamentos, sempre é feito um cálculo parcial em que são conferidos todos os valores gerados e ajustadas situações que deveriam ser valores proporcionais e foram lançados valores integrais, recalculando até identificar que todos os valores da folha estão corretos.

Finalizado o cálculo, os valores líquidos são gerados por meio de relatório ou de arquivos para se creditar na conta bancária de cada colaborador e enviados para o financeiro provisionar os valores.

Hoje, dificilmente existem pagamentos em espécie, e quando isso ocorre é por conta de obras em locais distantes de bancos ou instituições financeiras.

Para ajudar a tirar dúvidas leia esse texto: Folha de Pagamento: as respostas para as principais dúvidas!

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Autor: Cesar Teixeira de Oliveira