10 formas de usar a tecnologia a seu favor na gestão do seu negócio

A tecnologia trouxe grandes facilidades para o mundo empresarial, deixando modos arcaicos de gestão para trás e começando uma nova era de crescimento e desenvolvimento.

Desde o uso de um software de registro de compras até a terceirização de processos por empresas especializadas em BPO, a tecnologia tem facilitado a vida dos gestores.

Para aproveitar as vantagens que ela pode oferecer, é preciso conhecer quais são esses recursos e o que cada um deles pode fazer pelo seu negócio.

Além do aumento da produtividade, ela traz redução de custos e otimização do tempo, dois fatores essenciais para o ambiente empresarial.

Conheça agora 10 formas de usar a tecnologia para ter uma gestão mais eficiente.

1. Software específico para o departamento de pessoal

Softwares específicos para RH deixam os processos internos do setor muito mais rápidos e eficazes.

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, a tecnologia não chegou para tomar o lugar do colaborador.

Ela transforma a execução dos serviços em algo mais prático e rápido, contribuindo, assim, para eficácia dos processos.

O tempo investido na execução de procedimentos, que antes eram feitos de forma manual, é drasticamente reduzido, pois eles passam a ser otimizados pela tecnologia.

No departamento de pessoal, a gestão de currículos, acompanhamento de faltas, processos seletivos e demais atividades são realizadas com a ajuda de softwares criados e programados para esse fim.

2. Atendimento ao cliente

O bom atendimento ao cliente é um diferencial que contribui para fidelizá-lo. Portanto, esse é um setor que precisa de muita atenção.

Os atendentes virtuais com inteligência artificial podem trazer grandes vantagens, uma vez que conseguem resolver grande parte das demandas dos clientes.

Além disso, eles são capazes de armazenar os dados, agilizando ainda mais o atendimento e passando a situação de forma muito mais adiantada para um atendente real, se for o caso.

3. Capacitação por EAD

Foi-se o tempo em que a única maneira de realizar um treinamento sobre as rotinas empresariais era reunir todos os colaboradores em uma sala.

Graças à tecnologia, é possível fazer treinamentos, reuniões, encontros e até mesmo trabalhar de forma remota, e ainda assim cumprir com as atividades do dia.

O EAD está ganhando cada vez mais espaço, tanto nas empresas quanto nas escolas e faculdades, devido a todas as facilidades que oferece.  

4. Controle de estoque

Uma empresa que ainda controla seu estoque nas planilhas do Excel está totalmente desatualizada.

Por isso, acaba tendo uma produtividade bem abaixo do ideal e pode, até mesmo, perder dinheiro.

Os softwares de controle de estoque ajudam as empresas a ter melhor controle sobre o estoque. Portanto, é muito mais fácil atender às demandas dos clientes, uma vez que se tem total gerência sobre os insumos de produção.

Dessa forma, não vai faltar matéria-prima para produção e muito menos produtos para atender seu cliente quando ele precisar.

5. Automação

A automação é o mesmo que usar ferramentas tecnológicas para executar as atividades do trabalho de forma rápida e contínua.

Se você precisa de um relatório de determinado setor na sua empresa, é muito mais fácil conseguir informações precisas se os processos forem automatizados.

Sem contar que, pelo fato de funcionar de forma ininterrupta, ela traz a possibilidade de o seu negócio funcionar 24 horas por dia, o que aumenta de forma significativa seus lucros.

Imagine uma empresa que tem um site para vender seus produtos, mas que só funciona durante o horário comercial, enquanto tem um colaborador para receber os pedidos?

Com certeza o empresário perderia vendas. A automação entra como auxiliar para que o setor de vendas, por exemplo, funcione de forma eficiente o tempo todo, sem limites de horário.

6. Armazenagem de dados em nuvem

Arquivar documentos da empresa e dados de colaboradores, bem como a história organizacional e comprovantes de pagamentos realizados, é algo que demanda organização e segurança.

Além disso, é preciso se preocupar com a memória dos computadores ou adquirir equipamentos específicos para armazenar os dados.

Essa situação pode ser bastante complicada e arriscada. Por isso, o armazenamento dos dados em nuvem é um recurso tecnológico que chegou para garantir a segurança das informações.

7. Compartilhamento de documentos

Compartilhar documentos é uma das vantagens que a tecnologia oferece, permitindo que o compartilhamento seja feito com qualquer pessoa.

Essa possibilidade é muito comum em situações em que é preciso editar e acrescentar informações de forma totalmente on-line e com a autorização do criador.

O Google é uma importante ferramenta tecnológica que permite essa ação.

8. Otimizando o tempo

Para não ficar perdido e ter o melhor aproveitamento na execução dos serviços, há mais um recurso tecnológico que pode ajudar bastante.

Os chamados softwares de gestão do tempo podem ser acessados de forma on-line e permitem mais organização para a realização das atividades. O Trello e o Kanban são exemplos.

9. BPO

O BPO (Business Process Outsourcing) é a terceirização dos processos de negócio. Trata-se de mais um recurso da tecnologiapara facilitar os processos empresariais.

Uma empresa de BPO é capaz de assumir total responsabilidade sobre alguns setores da sua empresa, deixando o gestor e sua equipe livres para focar no que realmente importa: o desenvolvimento do negócio!

Alguns exemplos de BPO são:

• Processamento da folha de pagamento;
• Contabilidade;
• Financeiro.

A implementação do BPO traz inúmeras vantagens para uma empresa! Você pode conhecê-las neste texto.

10. Ter presença digital e estar mais perto do seu cliente

Uma grande vantagem da tecnologia é poder estar mais perto do seu cliente nas redes sociais e entender o comportamento dele nesse ambiente, assim como seus hábitos de consumo.

No entanto, para obter essas informações é preciso estar presente no mesmo ambiente que o seu cliente, por isso é importante que as empresas criem perfis nas redes sociais.

Além disso, é preciso frequentar as redes e estar atento aos comentários e marcações, para esclarecer qualquer dúvida ou dificuldade que possa surgir.

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