Admissão digital e seus benefícios

Tradicionalmente, a admissão de um colaborador é um processo longo, que exige muito tempo e esforço dos profissionais de RH.

Justamente com o objetivo de otimizar todo esse processo e automatizar as rotinas burocráticas e operacionais, deu-se início à admissão digital.

Na admissão digital, tudo é feito de forma online, tornando a rotina do profissional de RH mais simples e estratégica, ao mesmo tempo em que proporciona conforto e uma ótima experiência ao novo colaborador.

Ao que parece, a admissão digital e seus benefícios vieram para ficar, principalmente devido à sua praticidade e agilidade.

Embora algumas empresas mais “tradicionais” ainda não encarem como uma realidade, tudo indica que a admissão digital ganhe cada vez mais espaço nos próximos anos.

Neste conteúdo, vamos especificar de forma clara o que é a admissão digital, além de explicarmos quais são os benefícios de aderir a esse tipo de contratação. Continue a leitura e saiba mais sobre a admissão digital e seus benefícios. Vamos lá!

O que é a admissão digital?

Mas afinal, do que se trata a admissão digital? Como ela funciona? Por que está ganhando tanto destaque?

Primeiramente, precisamos esclarecer que quando falamos em admissão digital, não estamos nos referindo à entrevista digital, e sim ao momento pós-entrevista.

Mas, como assim? A admissão digital ocorre quando a entrevista já foi realizada, e, consequentemente, quando já foi escolhido um novo colaborador para a empresa em questão.

Uma admissão digital nada mais é do que o processo de contratação de um novo funcionário, porém, ela acontece de forma totalmente digital, sem a necessidade de que o colaborador se desloque até a empresa para levar documentos, etc.

O principal benefício da admissão digital é que ela é muito mais ágil em relação à admissão tradicional.

Por exemplo, no modelo tradicional, até toda tramitação estar em dia, pode-se passar muito tempo, o que acaba gerando prejuízos para a organização.

O prejuízo fica ainda mais evidente quando se trata de um colaborador que irá ocupar uma posição-chave na organização. A demora de sua efetivação causa transtornos à equipe da qual fará parte e, consequentemente, aos resultados que serão conquistados.

Com a admissão digital isso não acontece, pois basta o novo colaborador digitalizar e encaminhar todos os documentos necessários para que possa logo iniciar os seus trabalhos.  

A única pendência que ainda continua é o exame admissional, que pode ser feito posteriormente à admissão.

Então, podemos concluir que a admissão digital é o processo de contratação que otimiza tempo e dinheiro!

A importância da admissão digital

Você já compreendeu a ideia da admissão digital. Mas, qual é a real importância desse processo digitalizado para as empresas?

Bem, a real importância do processo admissional ser realizado de forma digital está na praticidade que todo o caminho toma. Uma admissão digital acaba deixando tudo menos burocrático do que no caso da admissão tradicional, em que papéis e mais papéis são empilhados.

Dessa forma, os profissionais de RH podem ter uma atuação mais estratégica e focar no que realmente importa, ou seja, no alinhamento entre pessoas e objetivos organizacionais, enquanto toda a parte burocrática e operacional fica a cargo dos sistemas digitais.

Está chegando ao fim a era em que toda a documentação dos seus contratados precisa ser arquivada em pastas organizadas por datas e ordem alfabética.

Com a admissão digital, tudo isso pode ser armazenado na nuvem, diminuindo o custo com impressões e armazenamento, além de otimizar o tempo dos profissionais.

Por fim, a admissão digital é muito importante também pela forma como impacta o novo colaborador, que sente que está entrando em uma empresa organizada, ágil e que valoriza seus talentos.

Quais são os benefícios que a admissão digital proporciona a uma empresa?

Confira abaixo os principais benefícios que a admissão digital proporciona a uma empresa que preza pelos bons resultados, praticidade e tecnologia.

1. Redução da burocracia

Para abrir e manter uma empresa no Brasil é preciso lidar com muita burocracia.

Portanto, com quanto menos burocracia for preciso lidar, ou quanto mais ágil for a forma de lidar com ela, melhor.

Com a admissão digital e seus benefícios, podemos usufruir de um processo sem papelada, apenas contatos virtuais que podem ser realizados com um simples e-mail.

A empresa encaminha um e-mail/formulário com toda a documentação necessária para admissão, e, em seguida, o novo funcionário encaminha uma resposta com sua documentação anexada de forma digital.

2. Destaque entre a concorrência

Outro ponto muito importante que deve ser citado é que as empresas que empregam tecnologia e agilidade em todos os seus processos, desde a entrevista até a contratação, destacam-se entre a concorrência.

Os melhores profissionais sempre vão buscar por instituições que se atualizam constantemente, que oferecem os melhores benefícios aos seus colaboradores, e que prezam pela experiência que eles têm, inclusive desde o processo de admissão.

Portanto, você sempre terá em suas entrevistas alguns dos melhores profissionais do mercado, pois os mesmos buscam um processo de admissão mais tranquilo, prático e ágil.

3. Melhores resultados

Lembra-se do exemplo que mencionamos, quando o novo contratado pode ser peça-chave para os resultados e metas de uma empresa?

Quando contratamos um novo colaborador, geralmente estamos em momentos como esses, pois uma vaga foi aberta e o trabalho precisa ser feito. Portanto, quanto mais rápido for o processo de admissão, melhor será para os resultados da empresa – desde que o processo de seleção tenha sido bem executado.

Imagine diminuir o processo de admissão de 4 para apenas 1 dia, com apenas 1 e-mail. Em 24 horas a admissão digital já terá feito com que seu novo colaborador compareça em sua empresa e inicie seu processo de onboarding.

4. Aumento de segurança

Muitas empresas passam por maus bocados devido à documentação admissional e burocrática ser armazenada em forma física, como no exemplo que mencionamos, em que ficam organizadas por datas e ordem alfabética.

Imagine um acidente, como um incêndio: em questão de minutos, toda a documentação de anos é perdida – o que não aconteceria se ela fosse digitalizada.

Com a admissão digital e seus benefícios, podemos usufruir das vantagens de um software de RH que armazena todos os dados de colaboradores novos e antigos, e os mantêm em segurança em um HD ou, melhor ainda, na nuvem.

5. Sustentabilidade

A sustentabilidade é uma tendência cada vez maior entre as empresas e, ao que tudo indica, são em organizações com essa preocupação que os melhores profissionais do mercado querem trabalhar.

Medidas como coleta sustentável, otimização de espaços com iluminação natural, entre outras estratégias já fazem parte do cotidiano empresarial.

No caso da admissão digital, o uso de papel é drasticamente reduzido. Na admissão tradicional, vários papéis precisam ser impressos, copiados, redigidos e assim por diante, acumulando-se em uma sala quase nunca visitada.

Com a admissão digital, diminuímos a quantidade de papel, já que não são mais necessários, pois usamos apenas a digitalização.

6. Otimização do relacionamento com o novo colaborador

Em empresas que fazem o processo de admissão de forma tradicional muitas horas são perdidas com a análise de documentos impressos, verificação de lista de documentos, entre outros detalhes.

Além disso, boa parte de todo esse processo ocorre de forma presencial, já que o novo colaborador precisa comparecer na empresa com toda a sua papelada, esperar para que a mesma seja analisada e, posteriormente, receber o aval para iniciar seus trabalhos.

No caso da admissão digital isso não acontece, pois toda a documentação é encaminhada por e-mail e armazenada no sistema do RH, tornando esse encontro pessoal “burocrático” desnecessário.

Assim, o “tempo livre” serve para fortalecer a conexão entre empresa e colaborador, permitindo que o líder comece a construir um relacionamento com ele. Sem mais silêncios constrangedores enquanto se analisa a documentação: o gestor já pode iniciar o momento do onboarding, que é quando um novo colaborador chega, conhece seu local de trabalho, o que deve ser feito e, principalmente, o que deve ser alcançado.

Como realizar o processo de admissão digital?

Na admissão digital tudo é feito de forma online.

A empresa encaminha para o novo colaborador um formulário com todos os documentos necessários para a admissão.

Neste ponto, também é interessante anexar informações, como: benefícios que o novo colaborador irá receber, salário mensal, objetivos e informações detalhadas sobre a função a ser desempenhada.

Quando o colaborador encaminha os documentos para a empresa é feita uma análise minuciosa para verificar se estão todos dentro do que é exigido pela lei.

Por fim, é realizada a parte fiscal da admissão, com a integração dos dados ao eSocial.

Claro que isso é um breve resumo do processo de admissão digital e claro que por trás de tudo isso é preciso tecnologia!
A tecnologia necessária pode vir por meio de um sistema de RH operado pelos profissionais da própria empresa, ou de uma forma ainda mais inovadora, que é por meio da terceirização.

Ao terceirizar o processo de admissão digital tudo fica por conta da empresa terceirizada, tanto a ferramenta quanto a operação. Assim, os profissionais do RH da sua empresa ficam realmente livres para o trabalho estratégico!

Quer entender melhor como isso funciona e como pode ser vantajoso para a sua empresa? Então, que tal marcar um bate-papo conosco? Vai ser um prazer conversar com você!

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