Conheça os benefícios deste tipo de gestão e saiba como criar o hábito desta prática da melhor maneira possível na sua empresa.

Flexibilidade, assertividade e boa comunicação: esses são apenas alguns dos vários benefícios que a cultura de metodologia ágil pode proporcionar às empresas que a implementam. De modo geral, o termo “metodologia ágil” pode soar muito vago a quem está por fora do assunto – mas a verdade é que quando se fala de tendências em inovação, essa abordagem diferenciada está se tornando cada dia mais relevante dentro das empresas e setores de RH.

Atualmente, as empresas e gestores em geral estão assiduamente buscando maneiras de acompanhar o ritmo acelerado das mudanças que a tecnologia proporciona e, claro, do mercado de trabalho que está em constante evolução e aprimoramento. Quando a questão a se pensar é justamente a velocidade no desenvolvimento de projetos e entregas, cada integrante da equipe de trabalho deve apresentar flexibilidade e rapidez no modo de se organizar: é exatamente aí que entra o conceito de metodologia ágil.

Basicamente, metodologia ágil é todo o conjunto de ferramentas, práticas e técnicas que proporcionam mais flexibilidade e rapidez na execução e gestão de projetos e equipes de trabalho.

Esse conceito não é tão recente quanto se pensa. Ele foi criado no ano de 2001 por um grupo de desenvolvedores de software (denominado de The Agile Alliance) que buscava uma forma de acelerar o processo de desenvolvimento tradicional de seus trabalhos, que antes eram muito complicados e demorados de se executar – muito por causa de burocracia que envolvia. A criação do documento intitulado “The Agile Manifesto” foi basicamente o ponto de partida para essa cultura que revolucionou a gestão de projetos em milhares de empresas e facilitou a vida de muita gente, que antes estava aborrecida com o tempo que levava para executar seus trabalhos e organizar as demandas da sua equipe de trabalho. No manifesto, foram estipulados todas as características e princípios que envolvem a cultura da metodologia ágil de gestão, que são:

A alta interação e colaboração entre os indivíduos envolvidos no projeto (cultura de feedback);

Utilização de ferramentas que auxiliam a organização e automação da gestão;

Colaboração de todos (cliente/equipe) na hora do planejamento;

Mudanças de planos que são bem-vindas caso haja necessidade ao longo do projeto.

Os benefícios de se utilizar metodologia ágil na gestão de projetos são vários, como por exemplo, o desenvolvimento da sua equipe, a criação de um elevado grau de adaptação às necessidades do seu cliente, e claro, entregas mais rápidas e eficazes.

Aplicando a cultura da metodologia ágil com as equipes da sua empresa: Agora que você já sabe qual é o objetivo central dessa metodologia revolucionária, chegou a hora de conhecer de fato do que se trata e entender como funciona. Para aplicar a cultura da metodologia ágil com sua equipe, você precisa criar um ciclo contínuo de desenvolvimento que irá agilizar suas entregas de trabalho. Parece difícil, mas fica mais fácil de entender seguindo esse passo a passo:

Criando a cultura:

Passo #1 – Planejar o projeto: Como em qualquer projeto, antes de começar, a equipe de trabalho deve entender o objetivo final, o valor que ele vai ter para a empresa ou cliente e como tudo isso será obtido. Nesse início, você vai poder desenvolver um escopo de projeto, mas lembre-se de que poderá haver alterações e adições com frequência, já que na metodologia ágil nada é estático ou imutável.

Passo #2 – Criar um roteiro detalhado: Um roteiro nada mais é que um detalhamento dos itens ou requisitos que vão compor o produto ou entrega final. Esse detalhamento, também chamado de backlog, transforma o grande objetivo final em uma lista de tarefas/pendências mais prática a acionável. Quando o gestor planejar ciclos de desenvolvimento posteriormente (o que na cultura da metodologia ágil é chamado de “sprints”), a equipe vai captar as tarefas desse backlog.

Passo #3 – Definir as etapas e prazos: Na gestão tradicional de projetos, geralmente há uma data estipulada de lançamento do produto que ocorre após o desenvolvimento de todo o trabalho, certo? Dentro da metodologia ágil, o projeto em pauta será concebido com ciclos de desenvolvimento mais curtos, os sprints, que representam as metas e objetivos que podem ser mensurados. Durante o início do projeto, o gestor deve fazer um planejamento contendo todos os sprints, avaliando e reavaliando o andamento do trabalho no final de cada etapa.

Passo #4 – Esquematizar tudo: Antes que cada sprint comece, a equipe do projeto, juntamente com o cliente ou superior, deve realizar uma reunião de planejamento de sprints para determinar o que será realizado por cada pessoa durante cada sprint. É nessa fase que se definem, basicamente, como tudo será feito, além de serem avaliadas as possibilidades de execução. É importante os gestores façam uma boa distribuição das tarefas entre sua equipe, para que ninguém fique sobrecarregado. Além disso, o gestor vai precisar documentar visualmente tudo a respeito do fluxo de trabalho da equipe para que haja transparência e entendimento entre todos, evitando confusões ou demandas executadas incorretamente.

Passo #5 – Fazer reuniões diárias de acompanhamento: Essa parte é fundamental para que se crie a cultura de feedback. Para ajudar a equipe a realizar suas tarefas durante cada sprint e avaliar se alguma mudança precisa ser feita, o gestor deve fazer pequenas reuniões diárias. Durante essas reuniões, cada membro da equipe falará brevemente sobre o que realizou no dia anterior e no que trabalhará naquele dia. Essas reuniões diárias devem ter apenas 15 minutos de duração. É importante o gestor não se alongar muito. Ninguém aguenta longas reuniões, não é verdade?

Passo #6 – Revisar etapas e fazer retrospectivas: Após o término de cada sprint, a equipe de trabalho deve realizar duas reuniões: na primeira, eles farão uma revisão dos sprints com as partes interessadas do projeto para mostrar o produto final desenvolvido. Essa é uma parte importante para manter uma comunicação aberta com todas as partes interessadas no projeto. Uma reunião presencial ou por videochamada permite que todos os grupos construam um relacionamento saudável de comunicação e discutam os problemas do produto que surgirem. Em seguida, o gestor deve fazer uma reunião de retrospectiva com sua equipe para discutir o que correu bem durante todo o processo, o que poderia ter sido melhor, se a carga da tarefa foi muito pesada ou muito leve e tudo o que foi realizado durante o sprint. Essa etapa vai ajudar a equipe a avaliar o quanto podem lidar com a carga de trabalho durante cada sprint e a execução mais eficiente dos sprints para projetos futuros.

Tipos de métodos ágeis mais famosos: Vamos agora listar os frameworks de metodologia ágil mais utilizados, caso você deseje se aprofundar no assunto e entender melhor suas funcionalidades e particularidades. Acompanhe:

Scrum: Provavelmente, essa é a metodologia ágil mais utilizada. De forma simples, ela é responsável por dividir grandes projetos em pequenas tarefas que podem ser concluídas em curtos ciclos de desenvolvimento. O maior benefício do Scrum é justamente a sua flexibilidade. Com o modelo baseado em sprints, a equipe de trabalho pode receber feedbacks após cada etapa realizada. Se houver algum problema ou alteração, a equipe pode ajustar facilmente as metas e objetivos do projeto durante os sprints futuros para fornecer informações mais valiosas. Dessa forma, as partes interessadas extraem exatamente o que precisam depois de estarem por dentro de todas as etapas do processo. Comparado com sistemas tradicionais de gerenciamento de projetos, essa metodologia é maravilhosa! Os feedbacks frequentes fazem que menos tempo seja desperdiçado.

Kanban: Desenvolvido no final da segunda guerra mundial por um engenheiro japonês chamado Taiichi Ohno, o método Kanban consiste na plena visualização de todo o projeto em quadros para aumentar a transparência do trabalho e a colaboração entre os membros da equipe. Essa é uma das estruturas mais simples usadas, pois permite que os gerentes de projeto gerenciem e acompanhem seus projetos com eficiência. Uma característica distintiva da estrutura Kanban entre as diferentes metodologias ágeis é sua compatibilidade com o ambiente organizacional existente.

Crystal: Essa é uma estrutura utilizada para projetos de curto prazo envolvendo equipes localizadas no mesmo espaço de trabalho. Não há regras rígidas a serem seguidas com essa abordagem. Ela parte do princípio de que cada projeto é único e que a equipe tem autonomia para definir a melhor forma de lidar com a nova demanda, além de ter condições de otimizar o trabalho por conta própria. Essa metodologia foca mais na interação direta e aberta entre a equipe, do que em processos e ferramentas. Como foi possível perceber, aderir à metodologia ágil é uma questão de cultura. É preciso mudar a forma de pensar, além de questionar padrões e processos rígidos – que correm o risco de mais atrapalhar do que ajudar. Dividir grandes objetivos em partes menores e ter flexibilidade para fazer quantas adaptações forem necessárias são chaves importantes desse conceito, e ajudam a empresa a continuar fazendo entregas que realmente agreguem valor aos seus clientes.