Folha de pagamento, entrega de holerite, comunicação interna, gestão dos benefícios, gerenciamento do controle ponto e organização do processo de seleção. Essas são algumas das tarefas do setor de RH que podem ser automatizadas para otimizar o tempo e aumentar a produtividade do setor.
Afinal, o RH está sendo cada vez mais tido como um parceiro estratégico da organização e precisa contar com as ferramentas adequadas tanto para ter tempo e energia para focar nas atividades que realmente agreguem valor ao negócio, quanto para contribuir com as tomadas de decisões estratégicas.
Neste artigo, você poderá conferir qual a importância de contar com o auxílio da automação e, ainda, conferir como poderá implementá-la em seu RH, conquistando os melhores benefícios.
Saber com qual ferramenta contar para realizar o processo de automação é um dos passos mais importantes.
É necessário contar com o auxílio de uma ferramenta segura e eficaz, garantindo que as principais atividades poderão ser facilmente executadas e com a máxima qualidade.
Estudos recentes mostram que 70% do tempo do RH é dedicado para a realização de tarefas repetitivas e operacionais, o que deixa clara a necessidade de contar com um auxílio mais prático para realizar as atividades burocráticas.
A automatização pode ser sua grande aliada e, para entender mais sobre esse assunto, confira o artigo na íntegra.
Índice do conteúdo
Entenda o que é a automação de processos
Automatizar processos nada mais é do que levar para o digital e tornar automáticas – ou necessitando de intervenção mínima – atividades que antes eram realizadas apenas de modo manual com recursos físicos.
Para gestores que desejam contar com um RH estratégico em sua empresa, sem dúvida, essa é uma das melhores práticas que se pode adotar.
Por meio das atividades automatizadas é possível mapear, modelar, automatizar, otimizar e monitorar os processos realizados pelo RH da sua empresa, podendo contar com dados, painéis, relatórios e outros recursos digitais que irão favorecer a equipe e as atividades realizadas por ela.
Com a automatização, gestores e profissionais de RH podem manter o seu foco em atividades que realmente façam a diferença para o negócio, que contribuam para a atração, desenvolvimento e retenção de talentos.
É possível economizar muito tempo com cálculos da folha de pagamentos, processos de triagem de currículos, admissão e demissão de funcionários, além de outras atividades que poderão ser automatizadas, favorecendo a equipe de RH para direcionar seus esforços em processos mais urgentes.
Atividades otimizadas com a automação de processos
Com a automatização é possível conquistar um setor de RH estratégico, com profissionais que poderão concentrar seus esforços no que realmente importa, potencializando as atividades e os resultados obtidos.
Confira abaixo quais são as principais atividades que podem ser automatizadas, alavancando a produtividade do RH:
- Assinatura de contrato via digital;
- Vínculo de benefícios;
- Triagem de currículos de forma automática;
- Comunicação com candidatos e colaboradores;
- Acompanhamento de KPI’s dentro da empresa;
- Leitura de documentos (OCR);
- Processos de admissão e demissão de pessoas;
- Pagamentos;
- Verificar solicitações de férias, 13º terceiro, horas extras;
- Gestão de pacote de benefícios.
De acordo com cada ferramenta disponível no mercado é possível encontrar aquela que irá atender da melhor forma possível as necessidades da sua empresa, podendo contar com recursos específicos de cada uma.
Utilizando ferramentas de forma estratégica é possível atrair, desenvolver e reter talentos de forma eficaz, proporcionando uma excelente gestão de pessoas.
Vantagens da implementação das soluções de RH
É possível que até aqui já tenha sido despertado o interesse em realizar a implementação da automatização do RH.
Mas, para auxiliar na sua tomada de decisão, vamos apresentar as principais vantagens da automatização.
Otimização do tempo
É praticamente impossível falar sobre automatização de processos sem tratar a respeito de uma das principais vantagens, que é a otimização do tempo.
Com a automatização, será possível delegar tarefas como armazenamento de documentos, cálculos de folha de pagamento, além de outras atividades que possuem um processo padrão e que são recorrentes, para o sistema adquirido.
Dessa forma, os profissionais de RH podem se dedicar para atividades estratégicas, auxiliando a empresa a aumentar sua vantagem competitiva no mercado.
Além disso, os profissionais de RH contam com outras vantagens, como:
- Autonomia para solicitações;
- Transparência do processo;
- Canal direto de comunicação;
- Agilidade nas demandas;
- Visibilidade em solicitações.
Aumento da produtividade
Outro ponto que, sem dúvida, não poderia ser deixado de lado é o aumento da produtividade do setor de RH, que pode ter reflexos em toda a organização.
Por meio da implementação da automatização, as atividades que são executadas repetitivamente podem ser delegadas para o sistema, fazendo com que esses procedimentos sejam realizados de uma forma otimizada, eficiente e rápida, redirecionando os esforços da equipe para outras atividades estratégicas.
Dessa forma, profissionais poderão se dedicar para atividades estratégicas e complexas, deixando as tarefas burocráticas a cargo da ferramenta de automatização.
Análise de dados
A partir dessa alteração na empresa é possível proporcionar uma excelente coleta e análise de dados, que dá aos gestores informações sólidas e confiáveis para embasar as decisões e o modo de gerir suas equipes.
Dessa forma, será possível reunir todas as informações relevantes em um local seguro, podendo ser facilmente acessadas e visualizadas pelos gestores.
Como implementar a automatização de RH
Vamos apresentar agora algumas dicas para implementar a automatização no RH, levando em consideração as exigências e particularidades de cada empresa.
Saiba quais são as principais necessidades do RH e da empresa
Para iniciar o processo de automatização, é fundamental conhecer as necessidades da empresa e, principalmente, do setor de RH.
Ter em mente qual o fluxo de trabalho do setor e quais são as atividades que mais prendem os profissionais de RH, impedindo-os de se concentrarem no que realmente importa, são pontos de partida para definir as prioridades da automatização e, consequentemente, quais ferramentas serão mais apropriadas.
Escolha a ferramenta que mais se adequa às suas necessidades
Após definir quais atividades e processos devem ser automatizados prioritariamente, é necessário realizar um estudo aprofundado sobre as melhores ferramentas do mercado, levando sempre em consideração qual delas poderá oferecer a melhor relação custo-benefício para a sua empresa.
Procure conhecer bem o sistema, para compreender a fundo todas as funcionalidades da ferramenta. Certamente você encontrará uma solução que irá atender às suas expectativas e potencializar a produtividade e os resultados do seu RH.
Capacite os colaboradores
Assim que selecionar a melhor e adquirir o sistema adequado para a sua empresa, será necessário realizar um treinamento com os colaboradores da sua equipe, para que todos sejam apresentados ao novo sistema, conheçam as funcionalidades que serão utilizadas e consigam se adaptar facilmente à nova modalidade de trabalho, realizando os processos de forma digital.
É importante e indicado designar um responsável pelo projeto de implementação. Além disso, é válido dedicar um tempo para a manutenção e, se necessário, um novo treinamento, para que os colaboradores não tenham qualquer dificuldade em utilizar o sistema.
Também é fundamental monitorar os benefícios da automatização, a fim de se certificar de que ela está gerando os resultados esperados.
Invista em terceirização
Outra forma de automatizar o RH da empresa é terceirizando algumas atividades do setor que, apesar de serem importantes para o bom andamento da organização, não possuem um impacto significativo nos resultados.
É o caso, por exemplo, do processamento da folha de pagamento, que é uma das rotinas mais complexas e burocráticas do RH.
É um trabalho extremamente importante, que deve ser rigorosamente executado para evitar problemas trabalhistas e para garantir a satisfação dos colaboradores. Porém, apesar de importante, não é um trabalho estratégico.
Por isso, em vez de ocupar o tempo do seu time interno de RH, uma das melhores soluções é a terceirização.
Desse modo, a empresa deposita em um fornecedor a responsabilidade pelo processamento da folha de todos os colaboradores e fica livre para o trabalho estratégico.
O fornecedor, por sua vez, tem expertise nesse trabalho e é capaz de fazer uma entrega com muito mais velocidade e qualidade, atendendo a todos os requisitos da legislação. Isso significa que, no final, todos saem ganhando com a terceirização.
Conte com a ajuda da SellUp para automatizar o seu RH
Automatizar o RH da empresa é fundamental para a performance e atingimento de objetivos de toda a organização.
Afinal, um RH estratégico e produtivo é capaz de impactar positivamente todas as áreas da empresa, fazendo com que todos alcancem níveis excepcionais de rendimento.
Consequentemente, toda a organização se mantém competitiva e é capaz de alçar voos cada vez mais altos.
Agora que você já sabe como automatizar o seu RH, que tal colocar a mão na massa?
O primeiro passo pode ser identificar as rotinas do setor que são importantes, mas não são estratégicas, e trarão muito mais benefícios se forem terceirizadas, como é o caso do processamento da folha de pagamento.
Para entender exatamente como todo esse processo funciona, entre em contato conosco e converse com um dos nossos especialistas!
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