Home Office: dicas para integrar os colaboradores

Integrar os colaboradores em home office é essencial para maximizar os resultados e o bem-estar da equipe.

Saber como fazer essa integração é fundamental por dois motivos principais. Primeiro, porque ainda estamos em pandemia, novas variantes estão sendo descobertas, e alguns colaboradores se sentem mais seguros trabalhando de casa.

Segundo porque, mesmo quando estivermos totalmente livres do novo coronavírus, muitas pessoas vão preferir continuar trabalhando em home office.

Pelo menos foi isso que 78% dos entrevistados responderam a uma recente pesquisa realizada pela Faculdade de Economia e Administração da Universidade de São Paulo (FEA-USP) e pela Fundação Instituto de Administração (FIA), divulgada pela CNN Brasil.

Portanto, a preocupação com a integração em home office não só é mais atual do que nunca, como veio para ficar.

Mas, como fazer isso? Descubra continuando a leitura deste texto e lembre-se que, nessa jornada, você tem três alicerces principais: a cultura e o propósito da empresa, a tecnologia e o RH!

Como integrar os colaboradores em home office?

Para responder a essa pergunta, separamos abaixo algumas dicas que consideramos essenciais para quem busca integrar os colaboradores em home office, visando melhorar não apenas o relacionamento entre eles à distância, mas também o rendimento, a motivação e comprometimento com a empresa.

1. Planejamento, metas, prazos e métricas

O planejamento é, talvez, um dos pontos mais importantes de toda a empresa, afinal, uma equipe sem um norte a ser seguido dificilmente apresentará bons resultados.

No entanto, se mesmo com o convívio diário e presencial a empresa acaba se deparando com inúmeros desafios, imagine, então, em uma situação de home office, em que as pessoas tendem naturalmente a ficar mais afastadas umas das outras.

Portanto, o planejamento de metas, prazos e métricas é de suma importância para que o controle de tudo que acontece dentro de uma empresa seja estabelecido e não saia daquilo que se procura obter.

O planejamento auxilia a integrar os colaboradores em home office justamente pelas metas estabelecidas, visto que as mesmas passam a ser continuamente buscadas, atualizadas, revisadas e discutidas entre colegas do mesmo setor ou da organização como um todo.

Enquanto as metas e prazos funcionam como objetivos a serem alcançados, as métricas contribuem para acompanhar o desenvolvimento das tarefas, buscando analisar se é necessário acelerar um pouco para obter os resultados esperados, por exemplo.

Dessa forma, mesmo à distância, todos estão caminhando juntos na mesma direção, trabalhando para alcançar os mesmos objetivos.

2. Treine seu pessoal

Uma das melhores formas de integrar os colaboradores em home office é promover encontros periódicos para o desenvolvimento de novas habilidades e o aperfeiçoamento daquelas já existentes.

Converse com seus colaboradores e busque entender quais são as suas maiores necessidades de capacitação dentro do setor em que atuam.

Dessa forma, além de contar com colaboradores mais preparados, você também vai reforçar neles o sentimento de valorização, pois os mesmos compreenderão o esforço da empresa em oferecer e buscar o melhor para os seus profissionais sempre que possível.

Por meio de cursos, palestras, workshops, team buildings e outros formatos de treinamentos e especializações, é possível unir ainda mais o seu time.

3. Faça reuniões de alinhamento periodicamente

Reuniões periódicas ajudam a aumentar o sentimento de pertencimento da equipe, remetendo aos momentos de convívio presencial. No entanto, não abuse da frequência nem da duração dessas reuniões.

Elas devem ser na medida certa para alinhar os principais pontos, esclarecer dúvidas, rever estratégias e, é claro, integrar o pessoal.

Este é o momento ideal para fazer o alinhamento sobre as metas e prazos, além de avaliar as métricas existentes, para saber se a equipe está no caminho certo.

Os insights obtidos nessa reunião ajudam o gestor a identificar possíveis gargalos do processo e oportunidades de otimização, a fim de garantir que os objetivos planejados realmente sejam cumpridos.

É essencial que se abra um momento para o esclarecimento de dúvidas e troca de ideias, assim todos ficam na mesma página e sentem que suas sugestões são consideradas pelo time.

4. Tecnologia a favor da comunicação e do armazenamento em nuvem

Com uma equipe em home office, seja você uma pequena empresa ou então uma que possua funcionários espalhados por todo o país (ou por todo o mundo), a necessidade de plataformas de comunicação cada vez mais tecnológicas e que respondam rapidamente aos nossos comandos é cada vez maior.

Portanto, busque se informar sobre quais são as melhores opções disponíveis no mercado, sejam plataformas de mensagens instantâneas criptografadas e personalizadas para sua empresa ou então serviços que fornecem salas de vídeo online, enfim, são muitas as opções e possibilidades.

O importante é analisar o que vale mais a pena para a sua empresa em questão de custo X benefício, considerando, é claro, aspectos como velocidade e funcionalidades.

Além disso, vale ressaltar a grande importância de um sistema de armazenamento em nuvem, para que todo o trabalho realizado remotamente esteja seguro contra possíveis perdas ou até mesmo fraudes digitais. Isso sem contar na possibilidade de acesso e edição em tempo real, de qualquer lugar.

5. Promova “encontros do cafezinho” virtuais e incentive a diversão

Além das reuniões periódicas de alinhamento, promova encontros informais, semelhantes aos “encontros do cafezinho” realizados durante o trabalho presencial.

Podem ser um pequeno intervalo durante a jornada de trabalho ou até mesmo assumindo o formato de um happy hour digital.

O que importa é não deixar que os colaboradores percam o vínculo pessoal, e que compartilhem como estão se sentindo, quais desafios estão enfrentando, quais conquistas estão almejando.

Isso é fundamental para promover a integração do pessoal, e a iniciativa pode ser ainda mais acentuada com um estímulo a mais à diversão!
Por exemplo, que tal promover alguns campeonatos online? Podem ser jogos ou mesmo concursos diversos, como a melhor fantasia de um dia temático!

Quais são os benefícios de integrar os seus colaboradores?

1. Melhora considerável dos resultados

Ao integrar a sua equipe, você fortalece o senso de pertencimento e o engajamento dos colaboradores em relação à busca por resultados.

Um funcionário integrado é aquele que sabe das suas responsabilidades, justamente devido aos encontros periódicos para alinhamento de metas e prazos.

Dessa forma, é possível visualizar uma melhora considerável dos resultados, pois a produtividade da equipe é aumentada, o que acaba acelerando o processo de chegada às metas estabelecidas.

2. Redução de absenteísmo

O absenteísmo é um indicador de RH que tem o objetivo de quantificar os períodos de ausência de um colaborador, buscando entender como essas faltas influenciam em seus resultados individuais e também nos da sua equipe.

Com o trabalho em home office, o absenteísmo pode se tornar ainda mais comum na sua empresa.

Quando você consegue integrar os colaboradores em home office, fazendo com que os mesmos percebam que o trabalho ainda é o mesmo, apenas em um local diferente, os níveis de absenteísmo podem ser diminuídos consideravelmente.

3. Aumento da sensação de pertencimento

A sensação de pertencimento, como o próprio nome sugere, indica o quanto o colaborador se sente parte da empresa. Quando o trabalho é presencial, acaba sendo um pouco mais fácil de estimular esse sentimento, pois a própria ambientação física da empresa pode remeter a isso, além do contato direto com os colegas e, principalmente, com o líder.

No entanto, quando os colaboradores trabalham em home office, a sensação de pertencimento pode ser afetada, afinal, eles estão distantes uns dos outros e da estrutura da empresa de forma geral.

Isso somado a todos os desafios que o colaborador pode estar enfrentado acaba transformando o trabalho em um peso, e contribui para aumentar a evasão de talentos e a taxa de turnover.

Com a integração correta dos colaboradores, a sensação de pertencimento se torna novamente presente e ocupa um espaço de grande importância na rotina dos trabalhadores.

4. Melhora da imagem da empresa

Uma empresa que busca integrar a sua equipe de colaboradores sempre será vista com bons olhos, o que afeta positivamente tanto a relação que ela tem com o mercado quanto com os talentos, já que os melhores profissionais estão em busca de organizações que prezem pelo bem-estar e pela qualidade de vida dos seus profissionais.

Pronto para integrar os seus colaboradores?

Integrar os colaboradores em home office não é uma tarefa difícil, pelo contrário, trata-se principalmente de mudanças comportamentais e estruturais na rotina, que devem ser seguidas com consistência para que todos sintam que são parte importante da empresa e que estão em uma jornada coletiva em busca de metas e prazos a serem cumpridos, por mais que estejam no conforto e na segurança das suas casas.